호텔연회장의 끝판왕! 감동을 전하는 파라다이스시티 연회파트

행사의 끝판왕! 파라다이스시티 연회파트

 

복합리조트 파라다이스시티는 호텔과 카지노 외에도 국제행사 개최에 최적화된 대규모의 컨벤션 시설을 갖추고 있습니다. 국제회의, 기업행사, 시상식 등의 MICE 행사부터 웨딩, 가족 파티 등의 프라이빗한 모임까지, 파라다이스시티의 모든 행사는 연회파트 전문가들이 책임지고 있는데요. 찬란히 빛나는 연회의 한순간을 위해, 스포트라이트 밖에서 땀 흘리는 연회파트 직원들, 행사 D-day를 앞두고 촌각을 다투는 그들의 뜨거운 현장을 다녀왔습니다.

 

만족을 넘어 감동을 전하는 파라다이스시티 연회파트 ①

단 하나의 특별한 연회를 만드는 파라다이스시티

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책임감으로 완수하다! 행사의 A to Z

 

파라다이스시티 연회파트는 행사 의뢰인의 요구사항과 취지를 정확히 반영한 ‘맞춤형 연회’로 고객 만족을 실현하고 있습니다. 기획 단계부터 시설 및 물품 준비, 현장 진행, 마무리까지 행사에 필요한 모든 것이 그들의 손에서 이뤄집니다. 지난 2년간 컨퍼런스, 국제회의와 같은 대형 연회는 물론 웨딩이나 팬 미팅, 고객 이벤트 등 다채로운 행사를 진행하며 파라다이스시티 연회파트만의 경쟁력을 다졌는데요. 2019년만 해도 ‘아시아 드라마 컨퍼런스’와 ‘국제민간항공기구(ICAO) 항공운송 심포지엄 및 국제 항공협력 컨퍼런스’ 등을 성황리에 마치며 국제적으로 파라다이스시티를 알리는 기회를 마련했습니다.

 

연회파트의 1차 미션이 의뢰인을 위한 최상의 연회를 치르는 것이라면, 2차 미션은 그 자리에 참여한 모든 이에게 특별한 경험을 선물해 주는 것입니다. 행사를 기반으로 제공되는 인테리어, 음식, 서비스가 파라다이스시티에 대한 긍정적 이미지를 심어줄 수 있기 때문에 연회파트 직원들은 남다른 책임감을 갖고 매 행사를 준비하고 진행하고 있습니다.

 

  

연회파트의 숙명, 끊임없는 협업과 조율

 

연회파트의 행사 준비 기간은 행사의 규모에 따라 길게는 6개월, 짧게는 3개월 정도 차이는 있지만, 최소 9개의 각기 다른 부서가 끊임없이 협업과 조율을 반복하는 과정은 같습니다. 기업 대상 MICE(Meeting, Incentives, Convention, Exhibition) 행사를 수주할 때는 리조트세일즈팀이 고객과 첫 번째 접점을 갖는다면, 웨딩·가족 행사·이벤트성 연회는 연회예약파트에서 고객 상담을 통해 수주와 기획을 담당하고 있죠. 몇 차례의 미팅을 통해 전체적인 방향성이 잡히면, 현장이 나설 차례입니다.

 

인사팀은 진행에 필요한 파트타이머 수급을, 구매팀은 견적에 맞춰 행사 준비를 위한 시설과 물품을 구입합니다. 행사장 청소 및 주차는 총무팀이 맡고, 현장의 음향과 조명을 위해 시설팀이 움직이죠. 고객 응대부터 서빙, 테이블 세팅 등 당일 연회장에서 일어나는 모든 업무를 담당하는 연회파트 서비스팀과 행사장을 환상적인 아름다움으로 연출하는 플라워팀까지 가세하면 파라다이스시티만의 특별한 연회가 시작됩니다.

 

 

만족을 넘어 감동을 전하는 파라다이스시티 연회파트 ②

연회파트 각 팀의 역할

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고객과의 첫 미팅부터 행사 개요까지 책임지는 연회예약파트

 

연회예약파트는 고객과의 상담을 통해 행사 목적과 규모, 무대 스타일, 메뉴 등 다양한 요구사항을 파악해 행사 견적과 구성안을 작성하고 각 부서에 공유합니다. 첫 미팅 후에는 고객들이 직접 연회장을 둘러볼 수 있도록 현장 안내까지 예약파트에서 진행하고 있는데요. 최종 BEO(Banquet Event Order)가 완성되기까지 고객의 요구 사항이 모두 정확하게 반영될 수 있도록 꼼꼼하게 체크하고 있습니다.

 

  

행사 D-1 본격적인 인테리어에 돌입하는 시설팀과 플라워팀

 

행사 전날에는 조명과 영상, 음향, 무대 등 행사를 위한 시설 점검 및 설치가 진행됩니다. 시설팀과 영상 및 음향 등의 외부 전문 업체는 최상의 무대를 안전하고 완벽하게 만들 수 있도록 의견 조율을 이어가는데요. 플라워팀은 고객과 따로 미팅을 하며 행사에 쓰일 꽃의 종류와 설치 모양 등을 논의합니다. 행사장 내부뿐만 아니라 포토존, 대기실 등 다양한 곳에 꽃장식이 이뤄집니다. 대부분 생화이기 때문에 시들지 않는 시간 내에 장식을 해야 돼서 행사 전날부터 당일 새벽까지 집중적으로 작업이 이뤄지는 편이죠. 꽃이 많이 사용되는 웨딩의 경우, 행사에 쓰인 꽃은 포장해서 하객들에게 선물함으로써 고객 서비스의 만족도를 높이고 있습니다.

 

  

D-Day, 고객 테이블까지 따뜻하게 음식을 서비스하는 연회 주방

 

연회 주방은 수백 명의 식사를 정해진 시간 내에 제공해야 합니다. 연회 음식이 가장 주의해야 할 부분은 음식이 식지 않도록 하는 것이기 때문이죠. 이 부분을 보완하기 위해 파라다이스시티 연회 주방은 가장 따뜻한 상태에서 본래의 맛을 느낄 수 있도록 Cook & Chill 시스템을 선보이고 있습니다. 조리된 음식을 접시에 세팅해 100인분 단위 트레이에 담은 후, 세균 번식이 안 되는 냉장고에 보관했다가 식사 전 대형 오븐에 그릇째 데워 따뜻하게 제공하는 방식입니다. 한 번에 100개의 음식이 서비스되기 때문에 기다림은 최소화하고 테이블에서 가장 따뜻한 음식을 맛볼 수 있는, 고객 중심 서비스의 조리법이라고 할 수 있죠.

 

 

행사 전날부터 당일 서비스까지 책임지는 연회서비스파트

 

연회서비스파트는 테이블 세팅과 음식 서빙뿐만 아니라 고객 안내 및 요청 사항 해결, 안전 체크 등 현장의 모든 것을 책임지고 있습니다. 행사 당일 방문 고객에게 양질의 서비스를 안정적으로 제공하기 위해 파트타이머 사전 교육도 진행하고 있는데요. 테이블마다 1명씩 담당을 정하고, 서비스의 동선이 원활하게 이뤄질 수 있도록 당일 1시간 동안 수차례에 걸쳐 리허설을 합니다. 같은 장소에서 800~1,000명이 참석하는 대형 행사가 연이어 있을 경우 빠른 시설 철수를 위해 호텔 전 직원이 투입되기도 하죠.

 

 

만족을 넘어 감동을 전하는 파라다이스시티 연회파트 ③

다채로운 행사 현장의 모습

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▲심포지엄, 컨퍼런스, 웨딩, 가족 행사

 

고객 만족을 실현하고 있는 파라다이스시티 연회파트

 

파라다이스시티 연회파트는 맞춤형 규모와 서비스, 유니크한 기획과 결과물로 매 연회 고객 만족을 실현하고 있습니다. 지금까지 선보였던 양질의 연회 서비스를 유지하면서 앞으로 각계각층의 고객들이 파라다이스시티를 찾을 수 있도록 디자인과 기획의 차별점을 연구 중입니다. 세계 어디에서도 경험하지 못한 단 하나의 특별한 연회를 만들어나가는 것이 파라다이스시티 연회파트의 최종 목표인데요. 차별화된 서비스로 만족을 넘어 찬란한 감동을 전하기 위해 언제나 노력하는 파라다이스시티 연회파트가 되겠습니다.